การจัดกิจกรรมในสถานที่หรืองานที่แขกต้องพบปะพูดคุยกันแบบเห็นหน้ากันนั้นเป็นที่นิยมกันมากซึ่งเป็นประโยชน์ต่อผู้เข้าร่วมมาก อย่างไรก็ตาม จากมุมมองของผู้ประสานงาน ยังรวมถึงความยุ่งยากในระหว่างการเตรียมงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเป็นเรื่องของระบบการลงทะเบียนเป็นครั้งคราว เนื่องจากการต่อแถวยาวไม่เพียงแต่ทำให้ผู้เข้าร่วมเสียเวลาเท่านั้น แต่ยังทำให้พวกเขารู้สึกแย่ด้วยวิธีเพิ่มเติมอีกด้วย
ในบล็อกนี้ เราจะพาคุณไปดูข้อมูลของนวัตกรรมมากมายที่สามารถช่วยให้คุณจัดการกลุ่มใหญ่ในกิจกรรมได้ง่ายกว่าที่คุณทำได้ในปัจจุบัน
ฉันควรใช้ระบบการลงทะเบียนโอกาสประเภทใด
ก่อนที่จะตอบคำถามนี้ เราต้องการเชิญชวนให้ผู้ชมย้อนกลับไปที่จุดเริ่มต้นและถามคำถาม 3 ข้อนี้
- นั่นคือแขกของเราใช่ไหม
- พวกเขาเข้าใจนวัตกรรมดิจิทัลหรือไม่ เท่าไหร่?
- คุณตั้งใจจะได้อะไรกลับมาจากการใช้ระบบนี้
สำหรับผู้เข้าร่วมกิจกรรมทั่วไป การใช้โค้ด QR ก็อาจเพียงพอแล้ว อย่างไรก็ตาม ในเวลาเดียวกัน กลุ่ม geekier อาจคาดหวังแอปพลิเคชันมือถือที่ยอดเยี่ยมที่มีคุณสมบัติทุกประการตั้งแต่การลงทะเบียนและการเช็คอิน รวมถึงสื่อโอกาสอื่น ๆ เช่น หน้าเว็บตรวจสอบกำหนดการ ระบบจับคู่องค์กร หรือระบบแชทแบบตัวต่อตัว ทั้งหมดในที่เดียว หรือหากเป็นกลุ่มผู้สูงอายุก็อาจไม่ต้องการอะไรมากไปกว่าสิ่งใดที่มีขั้นตอนการเช็คอินผ่านเกตเวย์ที่เร็วที่สุดและสัมผัสโทรศัพท์มือถือน้อยที่สุด
คุณสามารถหาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่นี่ registarthailand จากบทความของเรา
ระบบการลงทะเบียนในโอกาสเหล่านี้ไม่ได้จัดทำขึ้นเพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้เข้าร่วมเท่านั้น แต่ยังรวบรวมข้อมูลต่างๆ เพื่อปรับแต่งสำหรับผู้ประสานงานและผู้แสดงบูธเพื่อใช้ในอนาคต ดังนั้น เมื่อเลือกระบบเพื่อใช้กับกิจกรรมของคุณ นอกเหนือจากการลงชื่อเข้าใช้ผู้เข้าร่วมแล้ว เรายังต้องดูเพิ่มเติมว่าการรวบรวมข้อมูลนั้นถูกกฎหมายหรือไม่
โปรดทราบ: นอกเหนือจาก GDPR ของสหภาพยุโรปแล้ว เรายังจำเป็นต้องค้นหากฎหมายอื่นๆ ที่แต่ละประเทศจะค่อยๆ บังคับใช้อีกด้วย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบที่คุณใช้เป็นไปตามกฎระเบียบความเป็นส่วนตัวของแต่ละประเทศ อย่างไรก็ตาม โดยส่วนใหญ่ หากระบบปฏิบัติตาม GDPR ระบบจะทำงานได้ทุกที่เนื่องจากการบังคับใช้ก็เหมือนกัน
ระบบลงทะเบียนและเช็คอินตามโอกาสที่แนะนำที่เหมาะกับคุณ
คิวอาร์โค้ด
หนึ่งในระบบที่ได้รับความนิยมมากที่สุดเนื่องจากไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูล เพียงเพียงไม่กี่ขั้นตอนบนหน้าจอมือถือ คุณก็ทำเสร็จแล้ว เทคนิคนี้อาจดูใช้งานได้จริงบนพื้นผิว แต่เบื้องหลังมีงานเตรียมการมากมาย จากหน้าเว็บลงทะเบียน เทมเพลตการออกแบบอีเมลเพื่อส่งรหัส QR กลับมาให้แขกใช้ในวันงาน อาจดูเหมือนว่าคุณต้องการทำเพียงไม่กี่จุดเท่านั้น แต่เป็นบางจุดที่ต้องได้รับคุณค่าอย่างมาก
ข้อดีของการใช้รหัส QR คืออัตราการสแกน ดังนั้นหากถามว่าระบบนี้เหมาะกับงานประเภทไหน เราก็สามารถเคลมได้เลยว่าเหมาะกับทุกโอกาส โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับกิจกรรมที่มีคนจำนวนมาก
ระบบตรวจสอบชื่อจริง
เราได้พูดคุยเกี่ยวกับระบบที่รวดเร็วแล้ว ขณะนี้เรามาหารือเกี่ยวกับระบบที่ปลอดภัยเป็นพิเศษ วิธีการตรวจสอบชื่อในระบบว่าตรงกับบัตรประชาชนหรือไม่เหมาะสมกับโอกาสที่ส่วนใหญ่จะใช้เทคนิคการเชิญ มันจะซับซ้อนน้อยลงอย่างแน่นอนหากผู้ประสานงานมีรายชื่อแขกอยู่ในขณะนี้ เนื่องจากพวกเขาไม่จำเป็นต้องเสียเวลารวบรวมอีกครั้ง
เทคนิคนี้มีความยากน้อยกว่าโค้ด QR เนื่องจากบุคคลทั่วไปไม่จำเป็นต้องลงทะเบียนล่วงหน้า ชื่อเดียวกันก็พอ อย่างไรก็ตาม มันไม่เหมาะอย่างยิ่งสำหรับกิจกรรมสาธารณะ เนื่องจากในทางปฏิบัติ เราอาจไม่สามารถรวบรวมชื่อบุคคลจำนวนมากที่เราไม่เข้าใจล่วงหน้าเพื่อเตรียมระบบสำหรับการใช้งาน (เว้นแต่จะมีเว็บไซต์สำหรับการลงทะเบียนล่วงหน้า)
แอปพลิเคชันมือถือ
จริงๆ แล้ว เมื่อเราระบุว่าเป็นแอปพลิเคชันบนมือถือ จะเป็นอะไรก็ได้ รวมถึงใช้เป็นส่วนหนึ่งของระบบเช็คอินเพื่อลงทะเบียนเข้าร่วมงาน และสามารถทำได้หลายวิธีไม่ว่าจะเป็นการใช้แอปพลิเคชันรวบรวม QR Code เพื่อตรวจสอบเข้างาน หรือหากสมาร์ทโฟนมีระบบ RFID ก็สามารถใช้เป็นบัตรผ่านประตูได้
อีกกรณีหนึ่งคือหากคุณจัดงานสัมมนาที่เดิมซ้ำๆ บ่อยครั้ง (เช่น จัดสัมมนาครั้งแรกที่กรุงเทพฯ หลังจากนั้น สัปดาห์หน้าจะจัดที่นนทบุรีแน่นอน) นอกจากนี้ยังสามารถอำนวยความสะดวกให้กับผู้ที่ต้องการเข้าร่วมอีกครั้งโดยให้พวกเขาใช้ข้อมูลเดียวกันจากโอกาสที่มีอยู่เพื่อเช็คอินเข้าร่วมงานโดยไม่ต้องกลับไปลงทะเบียนเข้าร่วมงานตั้งแต่ต้น
การ์ด RFID/NFC
วิธีการแก้ไขที่มีประโยชน์เพิ่มเติมแบบพกพาที่สามารถนำมาใช้ในสถานการณ์ต่างๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็นงานกิจกรรมที่เสนอตั๋วไปงานหรืองานปาร์ตี้ภายในองค์กร สำหรับกรณีหลัง (ควรหลีกเลี่ยงส่วนการจองตั๋วเพราะว่ามันไม่ซับซ้อนอยู่แล้ว) ลองจินตนาการว่าคุณมีหน้าที่จัดงานเฉลิมฉลองภายในบริษัทโดยมีแขกมากกว่า 500 คนที่ทางเข้าในเวลาเดียวกัน การให้นักเรียนจัดเรียงและตรวจสอบชื่อทีละคนไม่ใช่วิธีการที่ยืดหยุ่นจริงๆ ใช่ไหม
แต่คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากบัตรสมาชิกพนักงานลงในบัตรที่ผู้ชมเข้าร่วมกิจกรรมได้โดยตรง และให้ทุกคนสแกนบัตรของตนเพื่อเข้าร่วมกิจกรรมได้ง่ายๆ เพียงแตะที่บัตรเหล่านั้น มันง่ายมาก
หรือในสถานการณ์อื่น คุณสามารถใช้รูปถ่ายของพนักงานในระบบและตั้งค่ากล้องอิเล็กทรอนิกส์เพื่อลงชื่อเข้าใช้หากใบหน้าของพวกเขาตรงกัน วิธีการนี้เรียกว่า Picture Processing แต่เป็นเทคนิคที่ระบบของเราต้องใช้ปัญญาประดิษฐ์เพื่อที่จะสามารถใช้งานได้อย่างแม่นยำ ยังมีปัญหาความเป็นส่วนตัวส่วนบุคคลที่ต้องคำนึงถึงอีกด้วย
ลงชื่อ
ระบบป้ายแบบไร้สัมผัสอาจมีค่าใช้จ่ายสูงกว่าวิธีการอื่นๆ ที่เราระบุไว้ก่อนหน้านี้เล็กน้อย ระบบจะอนุญาตให้แต่ละอุปกรณ์เชื่อมต่อกันโดยที่ผู้ใช้ไม่ต้องดำเนินการใดๆ อาจเป็นการสื่อสารระหว่างอุปกรณ์บีคอนกับการ์ด RFID สมาร์ทโฟน หรือสายรัดข้อมือ โดยขึ้นอยู่กับวิธีที่เราพัฒนาการเช็คอินสำหรับโอกาสนั้นๆ
ลายเซ็นดิจิทัล
อย่าลืมว่านอกเหนือจากพวกเราที่ตระหนักถึงเทคโนโลยีสมัยใหม่ในปัจจุบันแล้ว ยังมีบุคคลที่ไม่ได้สัมผัสโทรศัพท์มือถือของตนโดยทั่วไปอีกด้วย และกลุ่มนี้คือกลุ่มที่ทดสอบผู้จัดงานมากที่สุด โดยถามว่า เราจะนำนวัตกรรมนี้ไปใช้ได้อย่างไร แต่ถ้าเราทำได้ดี กิจกรรมของเราจะคงอยู่ในใจของความเรียบง่ายไปอีกนานอย่างแน่นอน
ด้วยเหตุผลดังกล่าว หากเราสามารถรวบรวมเครื่องหมายการค้าที่มีการถอดเสียงของแต่ละบุคคลและใช้ในระบบได้ เราขอแนะนำให้คุณลองใช้
ในความเห็นของเรา แนวทางนี้เหมาะสำหรับกิจกรรมที่มีบุคคลจำนวนไม่มาก โดยมีผู้เข้าร่วม VVIP บางส่วน ผู้จัดงานจะต้องรวบรวมข้อมูลนี้และเตรียมให้พร้อม นี่อาจเป็นองค์ประกอบที่ยาก